TEMA: Proces for gennemførsel af projekter

– fra A til Z

Metode til gennemførsel af bæredygtighedsprojekt

Denne side beskriver de faser, jeg anbefaler at følge i et projekt. I det fulde projekt vil man således starte med at identificere hvilke fokusområder, som vil være omdrejningspunkt for projektet og ende ud med at have have implementeret resultaterne, kommunikeret/markedsført dem, evalueret samt lagt en plan for løbende optimering.

Projekter er forskellige og derfor kan indholdet variere, ligesom det kan være at visse af faserne i nogle tilfælde undlades.
Nedenfor gennemgåes faserne overordnet én for én.


Fase 1: Identificering af fokusområder

Formålet med Fase 1 er at:
1. Afklare det overordnede formål med projektet.
2. Identificere fokusområder som understøtter formålet og virksomhedens forretningsstrategi.

Typisk har virksomheden allerede et klart formål med projektet. Fx et internt ønske eller eksternt pres fra omverdenen om et større fokus på grøn omstilling.

Hvordan identificeres fokusområder?
Identificering sker i samarbejde med udvalgte interessenter og i første omgang gennem brainstorm og mindmapping.

Ofte har virksomhederne allerede nogle klart definerede områder de vil arbejde med (fx. ressourcespild ifm. produktionen), og ofte gør de allerede flere ting, men vil have det sat i system og kommunikeret, eller måske tænker de ikke over at de allerede gør ting.

Et værktøj til identificering kan også være en gennemgang af FNs 17 verdensmål for bæredygtighed. De 17 verdensmål er så omfattende at en gennemgang og diskussion altid kan inspirere til et match mellem et eller flere punkter og virksomhedens værdier eller aktiviteter.

De valgte fokusområder vil være grundlag for den efterfølgende analysefase, og der kan ifm. analyserne i realiteten komme nye områder til når man interviewer virksomhedens interessenter (fx medarbejdere eller kunder). I så fald må man træde et skridt tilbage og kigge på den konklusion der er kommet ud af Fase 1.


Fase 2: Analyse

Formålet med Fase 2 er at:
1. Komme et spadestik dybere i forhold til de valgte fokusområder.
2. Finde ud af hvilke muligheder og risici der kan være.
3. Afklare hvad virksomhededens interessenters holdning er til fokusområderne – og om de er enige i at det er de rette fokusområder.
4. Afklare hvad det kan betyde for forretningen (business case).

Med ovenstående vil man dels bliver meget klogere på de valgte områder og dermed tilføre projektet tyngde og evidens. Man vil kunne lokalisere risici, fx. at der ikke er opbakning, at det vil blive for dyrt, at det ikke vil tilføre reel værdi for bæredygtighed eller forretning.

Hvordan foregår analysen?
Der kan gøres brug af både kvalitative og kvantitative analyser. Hovedsagen er at man opnår valide resultater som man kan danne basis for projektets næste faser. Konkret kan det være individuelle eller gruppeinterviews eller spørgskemaer udfyldt per mails.

Oplagte analysetyper vil være interessentanalyser, SWOT-analyser og økonomisk analyse der kan være med til at bygge en overordnet business case.


Fase 3: Strategiformulering

Formålet med Fase 3 er at:
1. Fastsætte formål og mål for implementering af (bæredygtigheds)strategien.
2. Afklare målgrupper.
3. Fastlægge elementer for at nå målene.
4. Afklare budgetrammer.
5. Fastsætte overordnet tidsramme.

Hvordan formuleres strategien?
1. Med udgangspunkt i outputtet fra analyserne i Fase 1.
2. Med udgangspunkt i virksomhedens forretningsstrategi.
3. Med involvering af interne ressourcer, som vil være kritiske for projektets succes og forankring.


Fase 4: Planlægning

Formålet med Fase 4 er at:
Skabe en handlingsplan der skal sikre implementering og eksekvering af den formulerede strategi.

Hvad udmønter planlægningen sig i?
Det varierer kraftigt fra projekt til projekt, men der vil ofte ikke være tale om én handlingsplan, men planer for flere områder.
Har man fx. et projekt som kræver digital omstilling, samt intern kommunikation og ekstern markedsføring, kunne planlægningsfasen udmønte sig i:
1. Handlingsplan for digital omstilling.
2. Intern kommunikationsplan.
3. Ekstern marketing- og PR-plan.


Fase 5: Produktion

Formålet med Fase 5 er at:
Producere de elementer som er krævet af handlingsplanerne i Fase 4 og understøtter de fastsatte mål Fase 3’s strategiformulering.

Hvad kan produktionen bestå i?
Det afhænger fuldstændig af det enkelte projekt, men kan fx være:
– webudvikling
– grafisk design
– teksforfatning


Fase 6: Implementering & eksekvering

Formålet med Fase 6 er at:
Føre alle de ting ud i livet som projektet har lagt op til, som er formuleret i strategien i Fase 3 og diverse handlingsplaner i Fase 4.

Hvordan implementeres og eksekveres?
Det korte svar er, at man gør det, der er beskrevet detaljeret i handlingsplanerne i Fase 4. Er der fx. tale om produktudvikling følges udviklingsplaner, er der tale om kommunikation og markedsføring fastlægges mediemix og annoncering, influensers mm. indkøbes/opsættes. Alle de klassiske discipliner som ligger i en marketing- eller kampagneplan.

Alt sammen i forhold til en overordnet tids- og ressourceplan.


Fase 7: Rapportering, optimering og evaluering

Formålet med Fase 7 er at:
1. Afrapportere de resultater der kommer ud af projektet.
2. Have en klar plan for opfølgning og optimering af fx. kommunikations- og kampagneaktiviteter.
3. Evaluering. Kortsigtet: Nåede projektet de opstillede mål. Langsigtet: Plan for løbende evaluering (evt. certificering).

Hvad er konkret output af Fase 7?
Det kan fx:
– Overordnet rapportering CSR eller Bæredygtighedsrapport
– Overordnet rapportering om selve projektet herunder evaluering i forhold til de opsatte mål i Fase 3 Strategiformulering.
– Optimeringsplan med udgangspunkt i KPI’er fastsat i handlingsplanerne i Fase 4 Planlægning.


Fase: Black box

Formålet med “Fase: Black box”?
Black box elementer/aktiviteter er alle de opgaver, som er svære at forudsige ved projektstart, sige præcis hvor ligger i projektfaserne og hvem der har det operationelle ansvar.

Eksempler:
Et eksempel kunne fx. være, at man i forbindelse med strategiformuleringen når frem til, at det vil kræve en form for certificering. En certificering vil typisk være et projekt for sig selv, lige som det sandsynligvis også vil have en anden tidsramme.

Et andet eksempel kunne være produktudvikling, der lige som certificering i mange tilfælde også vil have en anden tidsramme.